Privacy

Information gällande behandling av dina personuppgifter

Den 25 maj 2018 börjar den nya dataskyddsförordningen GDPR (General Data Protection Regulation) gälla som lag inom samtliga medlemsländer i EU. Lagen ökar ditt integritetsskydd och ställer krav på alla företag att redovisa för hur vi använder dina personuppgifter och varför. Du har också rätt att få se hur företag använder dina uppgifter, säga nej till att dina uppgifter används, samt kräva att all data om dig blir bortplockad.Den största skillnaden mellan den förra personvärnslagen (PUL) är att ett företag inte kan äga en uppgift om en person, utan bara låna den.

Det är viktigt att du känner dig trygg när du lämnar dina uppgifter till oss och vi vill vara transparenta i hur vi använder dem. Vi har därför gått igenom och uppdaterat informationen i vår personuppgiftspolicy.

Vi använder dina personuppgifter i syfte att hantera din anmälan hos oss på Yogahuset. Personuppgifterna är viktiga för att vi skall kunna bedriva vår verksamhet. Vi använder uppgifterna för att se vilka som anmält sig till vilka kurser samt för att kunna ta betalt för våra tjänster.

Vart finns dina personuppgifter hos oss, och hur hanterar vi dom:

När du anmäler dig

När du anmäler dig hos oss, lämnar du dina personuppgifter till oss.

Du kan anmäla dig på två sätt:

På vår hemsida via ett anmälningsformulär. Uppgifterna skickas direkt till vårt kundsystem.
På ett pappersformulär på plats. Fyller du i ett pappersformulär på plats är det vi som jobbar på Yogahuset som sedan skriver in dina personuppgifter i kundsystemet. Pappersformuläret makuleras inom 6 månader.

Yogahusets kundsystem

Alla personuppgifter du lämnat till oss samlas i ett kundsystem på nätet. Det är ett eget websystem, där vi får översikt över våra kunder och kurser. Där lagras en historik över vilka kurser / terminskort du haft, samt dina inbetalningar. Det är endast vi som jobbar på yogahuset samt våran webutvecklare Dalnix som kan komma åt uppgifterna. I samband med den nya lagen GDPR, väljer vi nu att radera dina uppgifter om du inte varit aktiv hos oss dom senaste 12 månaderna.

Vi hostar vårt anmälningsystem samt hemsida hos vår tjänsteleverantör Dalnix AB

Identifiering

Vi samlar inte in personnummer, utan vi använder oss av din mailadress för att identifiera dig i vårt kundsystem.

Fortnox – fakturering och bokföringsssystem

När du anmält dig, kommer dina uppgifter att samlas i vårt kundsystem. Vi skickar en faktura till dig om du inte valt ett annat betalsätt. Din faktura skickas från ett webbaserat faktureringsprogram som heter Fortnox, där lagras också dina personuppgifter. Vi använder dina personuppgifter för att skicka fakturor så vi får betalt för våra tjänster.  Dina fakturor och inbetalningar bokförs i samma program. (Fortnox)

Bokföringen

Vi skriver ut och sparar kopior på alla inbetalningar i bokföringen. Det namn som är kopplat till ditt konto, samt inbetalningsdatum sparas i pärmar så länge bokföringslagen bestämmer.

Actiway

Några av våra kunder betalar via actiway – för att registrera elevens betalning behöver vi personnummer. Vi får elevens personnummer på plats där vi skriver ner det i en bok, eller så mailar du det till oss. Vi raderar personnummer direkt vi registrerat betalningen hos actiway. Därav behöver vi få det varje gång eleven skall använda sig av actiway. Namn och personnummer sparas dock i actiways program samt i vår bokföring.

Mailchimp – nyhetsbrev

Alla mailadresser vi får in lagras även i ett webprogram som heter mailchimp. Vi använder oss av mailchimp för att skicka nyhetsbrev med information om vad som händer på yogahuset.. Önskar du inte nyhetsbrev och vill bli borttagen från listan klickar du på texten unsubscribe from this list längst ner på nyhetsbrevet.

Deltagarlistor

Vi använder oss av deltagarlistor som vi skriver ut och förvarar i pärmar i vår reception under den tiden du går en kurs eller yogar hos oss. Vi använder oss av deltagarlistor för att ha koll på vilka elever som kommer på dom olika kurserna. Listorna makuleras senast en månad efter din aktivitet på Yogahuset är slut.

Röda boken

I receptionen har vi något vi internt kallar den “röda boken”. Här skriver våra lärare ned frågor från elever de inte kan svara på på plats. Det kan vara frågor elever ställt angående fakturor eller betalning. Det är vi som jobbar administrativt på Yogahuset som läser i röda boken och återkopplar till läraren eller eleven med svar. Vi använder oss av röda boken för att kunna kommunicera bättre med våra lärare och elever.

Mail

Mycket av kommunikationen med våra elever sker via mail. När mailkonversationen är avslutat raderas mailen. Så länge det finns en historik vi behöver för att kunna ge dig bästa möjliga service i din fråga sparas mailet.

Känsliga personuppgifter

I din anmälan har du tidigare haft möjlighet att skriva en liten kommentar om det är något med din hälsa vi borde veta om. Vi kommer ta bort detta i vårt anmälningsformulär, så vi inte sparar några känsliga personuppgifter om dig i vårt websystem. Vi önskar att du istället kommunicerar direkt med läraren på plats om det är något med din hälsa vi borde veta om. Läraren skriver då detta direkt i deltagarlistan som makuleras efter att din aktivitet hos oss är slut.

Samtycke

Den nya GDPR-lagen kräver att vi får ditt samtycke för att fortsätta hantera dina personuppgifter. Vi har skickat ut ett mail, där ni får godkänna. Efter 30 dagar kommer vi ta bort uppgifterna till de personer som inte gett sitt samtycke.

Möjlighet att se vilka uppgifter vi sparar

Vill du själv kolla hur vi hanterar just dina personuppgifter  är det bara att du hör av dig till oss på info@yogahusetfalun.se. Vi jobbar även med att du skall få en egen kundssida i vårt websystem så du själv kan se din historik och hantera dina anmälningar.

Jag vill inte lämna mina personuppgifter till er, men jag vill gå på yoga, hur gör jag?

Du är varmt välkommen att komma och droppa in på yoga hos oss på någon av våra öppna klasser. Du kan köpa drop in för enstaka tillfällen eller klippkort på plats utan att lämna dina personuppgifter. Betalning sker med kort eller kontant på plats.

Upprättat 2018-05-24 av YogahusetFalun AB – Marit Anne Seglsten Ness